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Dokumentation

Optiviera Dokumentation

Alles, was Sie benötigen, um Ihr Unternehmen auf einer Plattform zu verwalten

Optiviera ist eine All-in-One Cloud-Plattform für ERP + CRM + HelpDesk. Diese Seite deckt alle Module, Benutzerrollen, Kernkonzepte und Entwicklerressourcen ab.

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Erste SchritteModuleRollenKernkonzepteTechnologie-StackAPI-ReferenzFAQ

Erste Schritte

In wenigen Minuten einsatzbereit

1

Konto erstellen

Registrieren Sie sich unter /register, um Ihre Organisation zu erstellen. Ihr erster Benutzer erhält automatisch die Admin-Rolle.

2

Mandanten konfigurieren

Gehen Sie zu Einstellungen → Mandant, um Ihren Firmennamen, Währung, Zeitzone, Steuerinformationen und bevorzugte Sprache festzulegen.

3

Abteilungen einrichten

Erstellen Sie Ihre Organisationshierarchie unter Einstellungen → Abteilungen. Weisen Sie Positionen zu und verknüpfen Sie Berechtigungen mit jeder Position.

4

Team einladen

Fügen Sie Mitarbeiter im HR-Modul hinzu. Weisen Sie sie Abteilungen und Positionen zu, um den Modulzugang automatisch zu steuern.

5

Loslegen

Erstellen Sie Ihr erstes Ticket, Ihren ersten Kunden oder Ihren ersten Auftrag. Alle Daten sind ab dem ersten Tag vollständig in Ihrem Mandanten isoliert.

Plattformmodule

12 integrierte Module, die jeden Aspekt Ihres Unternehmens abdecken

Helpdesk & Tickets

End-to-End IT-Helpdesk mit SLA-Verfolgung, Prioritätsverwaltung und Kommentarthreads.

  • Ticket-Erstellung & Zuweisung
  • SLA-Verfolgung & Statusworkflow
  • Prioritätsstufen
  • Kommentare & Anhänge
  • Arbeitsauftrag-Verknüpfung
  • Export nach PDF/Excel
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CRM

Vollständiges Vertriebspipeline-Management von der Lead-Erfassung bis zum Abschluss.

  • Kundendatenbank
  • Lead-Verfolgung
  • Opportunity-Pipeline
  • CRM-Leistungskennzahlen
  • Verknüpfung mit Vertrieb & Rechnungsstellung
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Personalwesen

Verwalten Sie Ihre Belegschaft, Abteilungen, Positionen, Urlaub und Leistungsbeurteilungen.

  • Mitarbeiterdaten & Profile
  • Abteilungshierarchie
  • Urlaubsanträge & Genehmigungen
  • Leistungsbewertungen
  • Lohnabrechnungsintegration
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Lohnabrechnung

Automatisierte Gehaltsberechnung mit länderspezifischen Lohnregeln, Steuerkonfiguration und Periodensperre.

  • Automatisierte Lohnberechnung
  • Konfigurierbare Regelwerke
  • Steuer- & Urlaubsverwaltung
  • Periodensperre
  • Lohnabrechnungsexport

Finanzen & Buchhaltung

Vollständige doppelte Buchführung: Rechnungen, Zahlungen, Journalbuchungen, Bankabstimmung und Periodenabschluss.

  • AR & AP Rechnungsstellung
  • Journalbuchungen & Hauptbuch
  • Bankabstimmung
  • Steuerberichte & MwSt
  • Buchungsperiodenschluss
  • E-Rechnung (DE/TR)
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Vertrieb

Verwalten Sie den gesamten Vertriebszyklus: Angebote → Aufträge → Lieferungen → Rechnungen.

  • Angebotserstellung
  • Verkaufsaufträge
  • Lieferverfolgung
  • Lieferscheine (PDF)
  • Automatische Rechnungsstellung
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Einkauf

Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Bestellungsabgleich mit Lieferanten.

  • Bestellanforderungen
  • Bestellungen
  • Lieferantenverwaltung
  • Wareneingangserfassung
  • Bestellungsabgleich
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Lagerverwaltung

Produktkatalog, Lagerbewegungshistorie und Mindestbestandswarnungen.

  • Artikelkatalog & SKU
  • Lagerbewegungsprotokoll
  • Mindestbestandswarnungen
  • Lagerberichte
  • Verknüpfung mit Vertrieb & Einkauf
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Arbeitsaufträge

Erstellen und verfolgen Sie Außendienst- oder interne Arbeitsaufträge, direkt mit Helpdesk-Tickets verknüpft.

  • Arbeitsauftragserstellung
  • Positionsverwaltung
  • Statusverfolgung
  • Mitarbeiterzuweisung
  • Ticket → Arbeitsauftrag Ablauf
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Berichte & Analysen

Integrierte Finanz-, Betriebs- und Unternehmenskennzahlenberichte mit PDF/Excel-Export.

  • Finanzberichte (GuV, Bilanz)
  • Ticket- & HR-Analysen
  • Vertriebs- & Einkaufsberichte
  • KPI-Dashboard
  • Export nach PDF/Excel
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Benutzer & Berechtigungen

Rollenbasierte Zugriffskontrolle mit positionsbasierter Berechtigungsverwaltung.

  • Admin- & Mitarbeiterrollen
  • Positionsbasierte Berechtigungen
  • Modulgranularität
  • Mehrsprachige Unterstützung
  • Avatar- & Profilverwaltung
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Betrieb (SuperAdmin)

Plattformweite Mandantenverwaltung, Systemgesundheit, Audit-Logs und Überwachung. Nur für @optiviera.com-Konten.

  • Mandanten-CRUD
  • Plattform-Audit-Logs
  • Systemgesundheits-Dashboard
  • Prometheus/Grafana-Metriken
  • Plattform-Support-Tickets

Benutzerrollen & Berechtigungen

Granulare Zugriffskontrolle für jedes Modul

Admin

Mandantenebene

Vollzugriff auf alle Module im Mandanten. Kann Benutzer, Einstellungen, Abrechnung, Abteilungen und Positionen verwalten.

  • Vollzugriff auf alle Module (ansehen, erstellen, aktualisieren, löschen, exportieren)
  • Benutzer- & Berechtigungsverwaltung
  • Mandanteneinstellungen & Abrechnung
  • Abteilungs- & Positionshierarchie
  • Audit-Log-Zugang

Mitarbeiter

Mandantenebene

Standardrolle für alle Mitarbeiter. Der Zugang wird durch die Berechtigungen der zugewiesenen Position bestimmt.

  • Modulzugang basierend auf zugewiesener Position
  • Eigene Tickets erstellen & anzeigen
  • Eigene Kommentare hinzufügen & bearbeiten
  • Profil anzeigen & Präferenzen aktualisieren
  • Kein Zugang zu Abrechnung oder Einstellungen standardmäßig

SuperAdmin

Plattformebene

Nur für Optiviera-Mitarbeiter (@optiviera.com / @optiviera.de). Mandantenübergreifender Zugang für Plattformadministration und Überwachung.

  • Alle Mandantendaten (mandantenübergreifend)
  • Mandant erstellen / sperren / löschen
  • Plattformmetriken & Systemgesundheit
  • Geschützte Einträge zwangsweise löschen
  • Plattform-Support-Ticketverwaltung

Jedes Modul unterstützt feinkörnige Berechtigungen: ansehen, erstellen, aktualisieren, löschen, verwalten, exportieren. Finance unterstützt zusätzlich postJournalEntry, approveInvoice, closePeriod. Payroll unterstützt calculate, approve, lock. Berechtigungen werden pro Position in Einstellungen → Positionen zugewiesen.

Kernkonzepte

Grundlegende Architekturprinzipien der Plattform

Mandantenfähigkeit

Jeder Datensatz trägt eine TenantId. Daten sind zwischen Organisationen auf Datenbankebene vollständig isoliert — kein Mandant kann jemals auf die Daten eines anderen Mandanten zugreifen.

JWT-Authentifizierung

Bei der Anmeldung wird ein signiertes JWT (HS256) zurückgegeben. Das Token enthält userId und tenantId. Alle API-Aufrufe sind automatisch auf Ihren Mandanten beschränkt.

Positionsbasierte Berechtigungen

Berechtigungen sind mit Positionen verknüpft (z.B. 'Buchhalter', 'Support-Agent'). Die Zuweisung eines Mitarbeiters zu einer Position gewährt sofort den richtigen Zugang.

Audit-Protokollierung

Jede Erstellung, Aktualisierung und Löschung wird mit Vorher/Nachher-JSON-Snapshots, Benutzeridentität, Zeitstempel und Entitätstyp aufgezeichnet.

8-Sprachen i18n

Die gesamte Benutzeroberfläche ist in 8 Sprachen verfügbar: Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Polnisch, Niederländisch und Türkisch.

Periodensperre

Finanz- und Lohnabrechnungsperioden können gesperrt werden, um rückwirkende Änderungen zu verhindern. Gesperrte Perioden benötigen SuperAdmin oder eine explizite Entsperrberechtigung.

Technologie-Stack

Modern, skalierbar und von Grund auf sicher

Backend

  • ASP.NET Core 8Web-API-Framework
  • Entity Framework CoreORM mit Pomelo MySQL-Provider
  • MySQL 8Primäre relationale Datenbank
  • JWT BearerAuthentifizierung (HS256)
  • HangfireHintergrundaufgabenverarbeitung
  • Swagger / OpenAPIAutomatisch generierte API-Dokumentation

Frontend

  • Nuxt 3 / Vue 3SSR-fähiges App-Framework
  • PrimeVue 4UI-Komponentenbibliothek (Aura-Theme)
  • PiniaZustandsverwaltung
  • TypeScriptStrikte Typsicherheit
  • @nuxtjs/i18n8-Sprachen-Internationalisierung
  • SCSSIndividuelles Theming & Design-Tokens

Beobachtbarkeit

  • PrometheusMetriken-Erfassung
  • GrafanaDashboard & Alerting
  • PostHogProduktanalysen
  • Audit LogsIntegrierte Änderungsverfolgung

Integrationen

  • StripeAbonnement & Abrechnung
  • SEPAEU-Zahlungsübertragungen
  • e-InvoiceDE / TR E-Rechnung-Konformität
  • PDF / ExcelExport in allen Modulen

API-Referenz

RESTful API mit vollständiger Swagger/OpenAPI-Dokumentation

Authentifizierung

  • POST /auth/register
  • POST /auth/login
  • GET /auth/me

Tickets

  • GET /tickets
  • POST /tickets
  • PUT /tickets/{id}
  • DELETE /tickets/{id}
  • GET /tickets/{id}/comments
  • POST /tickets/{id}/comments

Finanzen

  • GET /invoices
  • POST /invoices
  • GET /journal-entries
  • POST /journal-entries
  • GET /bank-accounts
  • POST /bank-reconciliation

HR & Lohnabrechnung

  • GET /employees
  • POST /employees
  • GET /departments
  • POST /payroll/calculate
  • GET /leaves
  • POST /leaves

Vertrieb

  • GET /sales-orders
  • POST /sales-orders
  • GET /quotations
  • POST /quotations
  • GET /deliveries
  • GET /customers

Einkauf

  • GET /purchase-orders
  • POST /purchase-orders
  • GET /suppliers
  • POST /goods-receipts
  • GET /purchase-requests

Lager

  • GET /items
  • POST /items
  • GET /stock-movements
  • GET /items/low-stock

Einstellungen

  • GET /tenant
  • PUT /tenant
  • GET /permissions
  • GET /positions
  • GET /priorities
  • GET /users
Basis-URL: https://optiviera.com/api
Authentifizierung: JWT Bearer Token — fügen Sie Authorization: Bearer [token] in jede Anfrage ein. Alle Endpunkte sind mandantenbeschränkt; das Token trägt den Mandantenkontext automatisch.

Häufig gestellte Fragen

Häufige Fragen beantwortet

Können mehrere Organisationen dieselbe Plattform nutzen?
Wie werden Berechtigungen Mitarbeitern zugewiesen?
Welche Sprachen unterstützt die Plattform?
Wie funktioniert die Ticket-SLA-Verfolgung?
Kann ich Daten nach Excel oder PDF exportieren?
Was ist ein Arbeitsauftrag und wie ist er mit einem Ticket verknüpft?
Wie funktioniert der Buchungsperiodenschluss?
Ist die API für externe Integrationen verfügbar?

Weitere Hilfe benötigt?

Unser Team steht Ihnen bei allen Fragen zur Plattform zur Verfügung.